GEMA-Gelöte für DIY-Konzertveranstalter*innen
So. Das soll hier kein Rumgehate über das Für und Wider der GEMA werden, darüber wurde schon genug lamentiert. Das hier ist der next step, die „wir haben uns damit abgefunden“-Phase. Obacht: Ab hier wird es trocken!

Hier findet ihr eine kleine Anleitung, oder sagen wir eher, eine Arbeitsprozess-Dokumentation, wie ich als Kleinveranstalter den ganzen GEMA-Kram bei von mir (mit-)organisierten Konzerten angehe. Ich nehme keinesfalls für mich in Anspruch, perfekt Bescheid zu wissen wie mit der GEMA umzugehen ist und freu mich natürlich über Ergänzungen und Anregungen, aber hier schreibe ich mal kurz nieder, wie ich vorgehe. Ist eigentlich ganz einfach, auch wenn jetzt viel Text kommt.




Exkurs: Was ist überhaupt die GEMA?

Die „Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte“ ist eine Verwertungsgesellschaft, das heißt sie kümmert sich um Verwertungsrechte von Musik.

Was oft missverstanden wird: Nein, GEMA-freie Musik ist nicht automatisch rechtefrei und du erlangst dein Urheberrecht nicht dadurch, dass du deine Musik bei der GEMA meldest – eigentlich ist genau das Gegenteil der Fall: In den Moment in dem du Musik schreibst, bist DU der Urheber, also hast du auch alle Rechte daran, wie deine Musik verwertet werden soll. Trittst du in die GEMA ein, gibst du einen Teil dieser Rechte an die GEMA ab, damit diese sie für dich verwaltet.

Kleines Denkspiel: Angenommen du schreibst einen Song, und es stellt sich heraus, dass das voll der Hit ist. Alle Radiosender spielen ihn, DJs legen ihn auf, Bands spielen ihn auf Shows. Und weil der Song so ein Hit ist, führt es dazu, dass die Radiosender deutlich mehr Werbeeinnahmen bekommen, DJs und Bands mehr Gage, alle freuen sich - nur du nicht, weil dir gibt niemand was ab. Klar könnte man jetzt auch sagen „ey, aber das ist doch auch Werbung für dich!“, aber naja, das Argument hinkt, wissen wir alle. Und ich sach ma, die wenigsten Musiker*innen sind so selbstlos, verzichten auf Anteile und schenken ihr Liedgut der Allgemeinheit. Kapitalismus halt!
Aber nunja, deswegen gibt es Verwertungsrechte. Radios, DJs und Bands dürfen Musik nicht einfach so spielen. Sie brauchen die Erlaubnis der Urheber*innen, am besten vertraglich festgehalten. Aber wenn jetzt jeder Radiosender mit allen Künstler*innen Verträge aufsetzen würde, wäre das ne bürokratische Hölle. Bei 100 Radiosendern und 100 Künstler*innen wäre man schnell bei 10.000 Verträgen. Und (unter anderem) deswegen gibt es die GEMA! Also, eine bürokratische Hölle, um eine andere bürokratische Hölle zu verhindern. Aber wir wollten ja nicht haten. Also schließen die Radiosender nur mit der GEMA Verträge, und die Musikschaffenden ebenfalls, dann wär man bei 100 Radiosendern und 100 Künstler*innen bei nur 200 Verträgen.


Warum muss ich GEMA zahlen, wenn ich Konzerte veranstalte?

Die GEMA vertritt also mehr oder weniger die Interessen der Musikschaffenden. Genauer gesagt: Der Komponist*innen und Texter*innen. In der Welt der GEMA ist es nämlich unvorstellbar, dass Bands ihre Songs selbst schreiben, da gibt es nur die Interpret*innen, die solche Songs schreiben lassen und dann aufführen. Im Konzertkontext bedeutet: Auch wenn Bands eigentlich schon fette Gage von den Veranstaltenden kriegen, das heißt nicht, dass die ursprünglichen Songschreiber*innen auch was abbekommen – und genau darum kümmert sich die GEMA. Indem sie diesen Betrag von den Veranstaltenden einfordert.

Und weil es in der Welt der GEMA ebenso unvorstellbar ist, dass Musik existiert, die nicht in der GEMA gemeldet ist, wird einfach mal davon ausgegangen, dass für jedes Konzert GEMA-Gebühren zu zahlen sind.
ABER: Wird keine GEMA-pflichtige Musik gespielt, muss natürlich nichts gezahlt werden – aber du als veranstaltende Person bist in der Pflicht, nachzuweisen (per Musikfolge/Setlist), dass auch wirklich nur GEMA-freie Musik gespielt wurde. Sobald auch nur ein Song (bspw. ein Cover-Song) in der GEMA ist, musst du zahlen. Und der Betrag ist auch unabhängig davon, ob nur ein Song oder alle Bands in der GEMA sind.

Ebenso bist du als veranstaltende Person dafür verantwortlich, das Konzert bei der GEMA anzumelden. Tust du das nicht, kann das gut gehen – es kann aber auch Jahre später ne fette Rechnung kommen an dein Lieblings-AZ, da schätzt die GEMA dann die Gebühren und verdoppelt sie zur Strafe. Bei zig Shows im Jahr, die niemand anmeldet, liegt das AZ dann schnell mit vierstelligen Beträgen in der Kreide.
Achja: Ich schrieb, dass du das anmelden musst – naja, Hauptsache irgendwer meldet das an. Manche Läden machen das selbst, einige haben vielleicht sogar Rahmenverträge oder kommen über Mitgliedschaft in Vereinen, Verbänden etc. an günstigere Konditionen.

So, genug Vorgeplänkel. Wie machst du das denn nun, Fö?


Konzert planen

Wenn ich dran denke, frage ich die Bands direkt im Vorfeld beim Booking-Prozess, ob sie in der GEMA sind und ob sie mir ne Setlist schicken können. Dann habe ich den Stress nicht am Abend selbst oder muss eventuell sogar im Nachgang noch der Band hinterher telefonieren. Mehr dazu wie eine Setlist auszusehen hat, liest du im entsprechenden Kapitel „Setlisten einreichen“.
Faustregel: Wenn eine Band nicht weiß ob sie in der GEMA ist, ist sie es vermutlich nicht. Manche denken das, weil sie mal irgendwann für ihr Album einen GEMA-Freistellungswisch unterschrieben haben. Das ist aber wieder was anderes.
Auch wichtig: Ausländische Bands sind meistens eher in ausländischen Verwertungsgesellschaften, mit denen sich die GEMA natürlich austauscht. Da wären zum Beispiel AKM in Österreich, SUISA in der Schweiz, SACEM in Frankreich, PRS in Großbritannien, STIM in Schweden, ASCAP oder SESAC in den USA, SOCAN in Kanada und viele viele mehr. Ist die Band in einer anderen Verwertungsgesellschaft, zahlst du aber trotzdem an die GEMA, und die GEMA kümmert sich (oder sollte es zumindest) darum, dass das Geld bei der richtigen Verwertungsgesellschaft landet.


Konzert anmelden

Früher habe ich noch Formulare ausgedruckt, ausgefüllt, unterschrieben, eingescannt und verschickt. Aber seit einigen Jahren ist die GEMA digital und alles kann im Online-Dashboard gemacht werden. Deswegen werde ich mich hier im Weiteren immer auf das Online-Dashboard beziehen. Also wär der erste Schritt, überhaupt erstmal einen Account fürs GEMA-Portal zu beziehen. Einfach auf https://www.gema.de/portal/ gehen und registrieren.

Eigentlich soll man Konzerte immer so 10-14 Tage vorher anmelden. Ich muss zugeben, ich bin da faul und mach das meistens erst nach der Veranstaltung, dann kann ich im gleichen Zuge auch die Setlisten hochjagen. Solange die Anmeldung maximal 10-14 Tage nach der Veranstaltung durchgeführt wird, ist das eigentlich auch okay und gab bisher nie Probleme.

Also. Im Portal gehe ich auf „Preisrechner & Anmeldung“. Dort wähle ich „Konzert“ aus.

Dann kannst du die Art der Musik wählen. So ernst und nachhaltig die Lehramts-Texte deiner Postpunk-Band auch sind, im Sinne der GEMA ist das trotzdem alles „Unterhaltungsmusik“. Also kommt hier der nächste Klick.
Dann kannst du wählen, ob Eintritt gezahlt wird/wurde oder nicht. Mag bei Konzerten gegen Spende schwierig sein, aber eigentlich ist es eh egal was du hier nimmst: Am Ende zählt eh nur die Höhe der Einnahmen.

Jetzt kommt ein Dialog, der dir den passenden Tarif anzeigt. Ich guck grad mal nach, bei mir steht da der Tarif „U-K II.2.2 (II.2.3) (Musiker)“. Wenn du zig Veranstaltungen auf einmal meldest, kannst du das per Excel-Datei machen, aber so verrückt bin ich nicht. Also der Button „Direkt melden“.

Es erscheint die folgende Eingabemaske:

Auszufüllen sind alle Felder. Ein paar Hinweise dazu:
- wenn dich einfach nur der zu zahlende Betrag interessiert, gib testweise ein Datum in der Vergangenheit an.
- Gesamtkosten: Hier sollen wirklich alle Kosten rein, also nicht nur Bandgagen, sondern auch Essen, Technik etc – warum auch immer.
- Wenn du deine Konzerte so planst, dass du maximal 490€ Kosten und 150 Besucher*innen hast, kommst du auf den Mindestbetrag. Danach wird es sukzessive teurer.
- Pausenmusik: Eigentlich ja, aber das zahlt hoffentlich der Laden, oder?

Alles ausgefüllt? „Aktualisieren“ zeigt dir den zu zahlenden Betrag an (selbst ohne GEMA-pflichtiges Material wird dir zunächst mal was berechnet, das kannst du aber später stornieren).
Mit „Weiter“ geht es zum nächsten Abschnitt. „Name der Veranstaltung“ ist hoffentlich selbsterklärend. Bei Konzerten ohne GEMA-pflichtige Musik schreibe ich meist noch den Hinweis „gemafrei“ mit rein, damit die Sacharbeiter*innen nicht auf falsche Gedanken kommen.

Und nun die Location auswählen bzw anlegen, wenn sie noch nicht bekannt ist. Dazu kann ich eigentlich keine weiteren Tipps geben. Aber müsst ihr einen neuen Veranstaltungsort anlegen, solltet ihr vorher beim Laden nachfragen, wie der Raum heißt und wie groß er ist.

So, nun aber Klick auf „weiter“!
Anschließend musst du noch deine Daten und Rechnungsadresse eintragen. Ganz unten als Zahlungsmethode nehme ich immer „per Rechnung“, damit die ja nichts per Lastschrift abbuchen, bevor ich nicht nachgewiesen habe, dass ich gar nichts zahlen muss.

Nochmal kurze Prüfung, dann „Zahlungspflichtig bestellen“. Auch hier gilt wieder: Das ganze Prozedere musst du auch dann machen, wenn keine GEMA-pflichtige Musik gespielt wird!


Setlisten einreichen

Im Grunde gibt es mehrere Arten, wie Setlists ausgefüllt werden können.
- Excel-Datei: Die schicke ich den Bands oft schon im Vorfeld, sie füllen sie aus, dann lässt sie sich importieren. Eigentlich mein präferierter Weg. Hier die Datei, gibt es aber auch im Dashboard. Pflichtspalten sind B (Titel) und F und G (Komponist), der Rest ist egal bzw nur für Bands wichtig die eh in der GEMA sind, und die werden da schon selbst drauf achten.
- PDF-Datei: Das war der altmodische Weg. Ich finde die PDF zumindest nirgends mehr auf der GEMA-Seite. Hier ein archiviertes Dokument.
Im PDF zu beachten: Die Angaben zum Veranstalter füllst du aus, den Rest die Band. Pflichtfelder für die Band sind (nach meinen Erfahrungen) Name der Kapelle, Name des Bandleaders und entweder Telefon oder E-Mail, und natürlich die gespielten Songs. Dabei ist zu jedem Song mindestens einmal Vor- und Nachname als Komponist einzutragen. Vergiss auf dem letzten Blatt die Unterschriften nicht, dann bist du safe.
- Link zur Setlist-Meldung: Der lässt sich im Dashboard generieren und an die Bands schicken, dann füllen die das selbst im Portal aus. Ist dann eher für die Bands, die eh in der GEMA sind.

Im Dashboard kannst du unter „Meine Veranstaltungen“ deine angemeldeten Konzerte sehen. Nachdem die Veranstaltung gelaufen ist, kannst dort die Setlists einreichen. Über das Drei-Punkte-Menü oder wenn du die Veranstaltung aufklappst, siehst du den Link „Setlist einreichen“. Alternativ gibt es auch den Punkt „Link zur Setlist-Meldung senden“, den ich oben schon beschrieben habe. Zum Punkt „Änderung beantragen“ komme ich im nächsten Kapitel.

Wir machen weiter mit „Setlist einreichen“. Das muss für jede Band gemacht werden. Kurz nochmal Veranstaltung und Datum bestätigen, die Uhrzeit angeben und „Weiter“.

Die Auftrittsart, ja, scheißegal. Bei uns immer „Mehrere gleichberechtigte Bands“, ob du da nach Vorband und Hauptband aufteilst ist eigentlich total wumpe. Anschließend Name der Band und Vor- und Nachname das Bandleaders eintragen, der Rest ist optional. Und „Weiter“.

So, endlich sind wir bei der Setlist angelangt! Easy machen wir es uns, wenn wir die oben erwähnte Excel-Datei haben ausfüllen lassen. Dann einfach nur „Aus Excel laden“ und die Datei hochjagen.
Wenn du voll Bock auf abtippen hast, kannst du die Stücke auch manuell eintragen. Früher haben das die GEMA-Sachbearbeiter*innen gemacht, manno! Aber auch hier gilt: Außer Titel und mindestens einem Beteiligten musst du nichts eintragen.

Wichtig, falls kein GEMA-pflichtiges Material dabei ist: Unten gibt es noch die Checkbox „Als GEMA frei melden“!

Schlussendlich noch auf „Setlist einreichen“ klicken.

Noch ein Hinweis: Bands, die in der GEMA sind, sollten da natürlich gewissenhafter sein, ihre GEMA-Nummer und die Werknummern parat haben etc., also lasst euch nicht beirren wenn ich überall nur lapidar „das sind alles keine Pflichtfelder“ schreibe ????


Aber das Konzert war doch GEMA-frei!

So, dein Konzert war volle Kanne DIY, es wurde kein GEMA-pflichtiges Material gespielt und die Bands haben auch ganz bestimmt nicht Taylor Swift gecovert – Aber du hast da jetzt immer noch diesen Betrag offen, wofür hast du dann die GEMA-freien Setlists eingereicht? Weiterhin steht da dieser Betrag, du hast ne Rechnung, kriegst vielleicht sogar irgendwann ne Mahnung – was soll das? Tja, fast vergessen: Du bist weiterhin der arme Dulli und musst die GEMA erneut darauf hinweisen, dass auch wirklich nichts gezahlt werden muss.

Gehe dazu im Portal zu „Meine Veranstaltungen“ und klicke neben der Veranstaltung auf das Drei-Punkte-Menü. Dort gibt es den Punkt „Änderung beantragen“. Klicke drauf!

Als Grund der Änderung kannst du nun „GEMA freie Musik“ auswählen. Hier kannst du noch nen Nachweis hochladen, zum Beispiel das im Kapitel „Setlisten ausfüllen lassen“ beschriebene PDF. Hast du eh schon Setlisten eingereicht, brauchst du nichts zusätzlich hochladen, dann einfach nur auf „Absenden“.

Und dann einfach warten, bis irgendwann wer von der GEMA deinen Antrag bestätigt und die Rechnung storniert wird! Eaaasy!


Geil!
Ja, soweit dazu! Wie oben erwähnt, ich bin auch kein Experte und bin für weitere Ideen und arbeitssparende Verfahren offen. Fragen und Anregungen gerne in die Kommentare!

Fö 03/2025